毎朝、僕はSalesforceを開いていた。そして毎朝、それは宿題のように感じられた。

Salesforceを開くのは、重いドアを押すような感覚だった。遅いからではない。開くたびに、空白のフィールドが入力を待っていたからだ。2年間、僕は目標達成率67%だった。売れなかったわけではない。営業活動そのものよりも、営業の記録に時間を費やしていたからだ。

些細なことではない。15歳のときに感じる宿題のような感覚——本当は何か価値あることを学んでいるはずなのに、実際には誰かの管理欲求を満たすために空欄を埋めているだけだと、心の底からわかっている、あの感覚だ。

その電話では何を話したの?
この商談はどのステージ?
次のフォローアップはいつ?
そのメール、ログに記録した?

記録の専制

平均的な営業担当者は、勤務時間の22%をCRMへのデータ入力に費やしている。週8.8時間——年間でほぼ12週間分のフルタイム労働を、ただデータベースを更新するために使っているのだ。10人の営業チームなら、年間17万6,000ドル分の給与がタイピングに消える。コストは時間ではなく、機会損失だ。その22%は、30万〜50万ドルの売上損失に相当する可能性がある。

僕を悩ませ続けた統計がある。Salesforce自身の調査によると、平均的な営業担当者は勤務時間の22%をCRMへのデータ入力に費やしている。年間でほぼ460時間だ。

データ入力に費やす1時間は、見込み客の課題を理解する時間ではない。信頼を築く時間でもない。商談を成約させる時間でもない。

それでも、マネージャーに「なぜすべてのフィールドを毎回埋める必要があるのか」と尋ねると、答えはいつも同じだった。

「可視性が必要なんだ。パイプラインで何が起きているか知る必要がある」

翻訳すると: 何が起きたかを記録して、後で見られるようにする必要がある。

これがSystem of Recordの哲学だ。そして30年間、これが唯一の哲学だった。

UNIFIED PLATFORM

Signal → auto-follow → ROI proof, all in one platform.

Learn more →

See weekly ROI reports proving AI-generated revenue.

System of Recordとは何か?

1993年に戻ろう。

インターネットはダイヤルアップ。スプレッドシートは革命的。そしてSiebel Systems(後にOracleに買収される)という会社が、「顧客関係管理(CRM)」という概念を発明していた。

彼らが解決しようとした問題: 営業チームには共有された記憶がなかった。顧客情報は個人のノート、ローロデックス、ファイルキャビネットにバラバラに保管されていた。担当者が退職すれば、その知識は一緒に失われた。マネージャーは進行中の商談が見えないため、売上予測ができなかった。

解決策: すべての顧客とのやり取りを記録する中央データベースを構築する。それがSystem of Recordという名前の由来だ。

核となる前提はシンプルだった: すべてを記録すれば、より良い意思決定ができる。

そしてしばらくの間、それは機能した。企業はついに次のような質問に答えられるようになった:

パイプラインにはいくつの商談があるか?
今四半期の予想売上はいくらか?
どの担当者が目標未達か?

しかし、誰も気づかなかったことがある: System of Recordはマネージャーのために設計されており、営業担当者のためではなかった。

「何が起きたか?」という質問に答えるために設計されていた。

「次に何をすべきか?」という質問に答えるようには、決して設計されていなかった。

CRMについて私たちが自分に言い聞かせる3つの嘘

長年にわたって、私たちはSystem-of-Record型CRMについて、3つの心地よい嘘を自分に言い聞かせてきた。

嘘 #1: 「データ品質は時間とともに向上する」

現実: 悪化する。

最初のスタートアップに入社したとき、Salesforceインスタンスはピカピカだった。すべてのフィールドに定義があり、すべてのプロセスにワークフローがあった。6ヶ月後、混沌だった。重複アカウント。矛盾する商談ステージ。チームの半数は電話のログを完全にやめていた。

なぜか? 記録には摩擦があるからだ。そして人間は摩擦を避ける。フィールドを追加すればするほど、抵抗が増える。最終的に、システムは誰も信頼しない不完全なデータの墓場になる。

嘘 #2: 「担当者がCRMを適切に採用すれば、すべてうまくいく」

現実: 担当者が抵抗するのは正しい。

営業担当者がCRM更新をスキップすると、私たちはそれを「採用率が低い」と呼ぶ。しかし、それが合理的な選択だとしたら? 週10時間のデータ入力が実際にパフォーマンスを積極的に悪化させていると、計算して気づいたとしたら?

他の誰かのために設計されたツールを使わないユーザーを責めるのは、魚が木に登れないことを責めるようなものだ。

嘘 #3: 「データが多いほど、意思決定が良くなる」

現実: データが多いほど、意思決定が遅くなる。

営業マネージャーがパイプラインレポートを分析し、地域、製品、商談ステージ、担当者ごとにデータをスライスして何時間も費やしたのに、結論は「パイプラインをもっと増やす必要がある」だけ、という場面を何度も見てきた。

問題はデータ不足ではない。実行可能なインサイトの欠如だ。消化に3時間かかる50ページのパイプラインレポートは、たった一文よりも価値が低い: 「TechCorpに今日電話して——今週成約する確率87%」

System-of-Record型CRMは、すでに質問方法を知っている問いへの答えを提供する。何を問うべきかは教えてくれない。

誰も予見しなかった変化

2018年頃、興味深いことが起き始めた。

AI研究機関——OpenAI、DeepMind、Anthropic——が強化学習に関する論文を発表し始めた: 情報を保存するだけでなく、目標に基づいて行動を取るようにソフトウェアを教える技術だ。

同時に、Superhuman(メール)、Notion(ノート)、Linear(プロジェクト管理)のようなツールが、ソフトウェアが積極的になれることを証明していた。あなたが尋ねるのを待つのではなく、提案し、優先順位をつけ、自動化できるのだ。

この頃から、僕は異なる質問をし始めた:

CRMがすべてを記憶しようとするのをやめて、すべてを実行しようとしたらどうなるだろう?

データベースにUIをつけたものではなく、実行エンジンを構築したらどうなるだろう?

System of Actionへようこそ

System of Actionは単なる異なる機能セットではなく、異なる哲学だ。System of Recordは「何が起きたか?」と尋ね、後の分析のためにデータを保存する。System of Actionは「今すぐ何をすべきか?」と尋ね、成果を推進するために行動を実行する。この変化は、手動データ入力から自動AI取得へ、ダッシュボードからアクションフィードへ、事後レビューからリアルタイム学習へのシフトだ。

核心的な違いは以下の通りだ:

Features	System of Record	System of Action
主な目的	後の分析のためにデータを保存	成果を推進するために行動を実行
データ入力	手動(担当者がすべて入力)	自動(AIがメール、電話、会議から取得)
ユーザーインターフェース	ダッシュボードとレポート	アクションフィードとタスクキュー
時間軸	過去(何が起きたか)	未来(次に何が起きるべきか)
意思決定	人間がデータを分析し、行動する	AIが優先順位をつけ、人間が実行する
成功指標	データ完全性(フィールド入力率%)	売上インパクト(行動あたり$)
答える質問	"何が起きたか?"	"今すぐ何をすべきか?"
最適化ループ	事後(四半期レビュー)	リアルタイム(すべての行動から学習)

実際にどういう意味か、詳しく説明しよう。

System-of-Action設計の5原則

原則1: ゼロ入力

System of Record: 「この電話をログに記録してください」 System of Action: 「既に記録しました。話し合った内容と、次に推奨する行動はこちらです」

仕組み: AIがあなたの電話を(許可を得て)聞き、メールを読み、カレンダーを見る。商談ステージを自動入力し、連絡先情報を更新し、あなたが指一本動かすことなく活動をログに記録する。

結果: 営業担当者はデータ入力の時間を90%削減。節約した時間 = 営業に使える時間。

実際のインパクト: 私たちの顧客の一つ——物流SaaS企業の12人営業チーム——はCRM入力時間を1日2時間から15分に削減した。1.75時間/日 × 12人 × 220営業日 = 年間4,620時間節約。時給60ドル換算で、年間27万7,200ドルの価値をタイピングしないことで生み出した。

原則2: 積極的なガイダンス

System of Record: 「これがあなたのパイプラインです。何をすべきか考えてください」 System of Action: 「Acme社のSarahに今日電話してください。彼女は昨日あなたの提案書を3回開き、CFOが予算を承認しました」

仕組み: すべての商談は、エンゲージメント、予算、決裁権、ニーズ、タイミングなど50以上のシグナルに基づいてリアルタイムでスコアリングされる。システムはレポート分析を待たない。正確に誰に、いつ、なぜ電話すべきかを教えてくれる。

結果: 担当者は死んだリードに時間を無駄にする代わりに、成約確率の高い商談に集中する。

原則3: 期待値による優先順位付け

System of Record: 「最終更新日」または「商談規模」で並べ替え。 System of Action: 期待値 = (商談規模 × 成約確率)で並べ替え。

なぜ重要か: 10万ドルの商談で10%の確率(期待値1万ドル)は、3万ドルの商談で50%の確率(期待値1万5,000ドル)よりも下にランク付けされるべきだ。ほとんどのCRMはこの計算ができない。System-of-Actionは自動的に行う。

技術的注記: OptifaiはRevenue Velocityスコアリングの変種を使用している:

期待値 = (機会 × 商談規模 × 成約率) ÷ 営業サイクル期間

これは単なる理論ではなく、システム内のすべての行動をルーティングする方法だ。Revenue Velocityについてはこちら。

原則4: 観察ではなく実行

System of Record: 「このリードにフォローアップすべきです」 System of Action: 「フォローアップメールの下書きを作成しました。送信または編集してください」

仕組み: タスクを表示する(「Johnにフォローアップ」)代わりに、システムは行動を事前生成する——メールの下書き、会議の招待、Slackメッセージ——ワンクリックで実行できるように。

結果: タスクは「後で思い出す」から「10秒で完了」に変わる。

原則5: 学習ループ(自己改善)

System of Record: 四半期に一度、誰かが手動で更新する静的なルール。 System of Action: すべての成果から学習し、リアルタイムで優先順位を調整する。

仕組み: すべての行動に一意のID(UUID)が付与される。商談が成約すると、システムはどの行動が成約に貢献し、どれがそうでなかったかを追跡する。時間の経過とともに、以下を学習する:

どのメールテンプレートが返信を得るか
どのフォローアップケイデンスが商談を早く成約させるか
どのタイプの見込み客が高い転換率を示すか

結果: CRMは毎日賢くなる。売上を促進しない行動は自動的に優先順位が下げられる。

重要: これは魔法ではない。営業に適用された強化学習だ。システムは意味のある改善を示し始めるまでに30〜90日間のデータが必要だ。しかし一度パターンを学習すれば、時間とともに価値が複利的に増加する。

実際にはどう見えるか

違いを見せよう。

ある日の生活: System of Record(以前)

9:00 AM: Salesforceを開く。昨日の電話から商談ステージを更新するのに30分費やす。

9:30 AM: パイプラインレポートを確認。どの商談が注意を必要とするか思い出そうとする。先週の電話2件をログに記録し忘れたことに気づく。

10:00 AM: 最初の顧客電話。うまくいった。金曜日にフォローアップするメンタルノートを作る。

10:45 AM: 通話メモをログに記録し、フィールドを更新し、リマインダータスクを設定するのに15分費やす。

11:00 AM: メールを確認。未読47件。トリアージに30分費やす。

12:00 PM: ランチ。

1:00 PM: 2回目の顧客電話。良い会話だが、価格承認が必要。

1:45 PM: 通話をログに記録し、提案タスクを作成し、財務チームにメールするのに20分費やす。

2:00 PM: 月曜日のデモからフォローアップを送っていないことに気づく。メールを下書き。送信。

2:30 PM: マネージャーが予測の更新を求める。パイプラインをレビューし、確率を更新するのに45分費やす。

3:15 PM: 3回目の顧客電話(先週から再スケジュール)。

4:00 PM: タスクを完了し、活動をログに記録し、明日のリマインダーを設定するのに30分費やす。

5:00 PM: 退社。生産的だった気がするが疲れた。8時間で顧客との会話がたった3回だったことに疑問を感じる。

結果: 実際の営業3時間。CRM管理5時間。

ある日の生活: System of Action(以後)

9:00 AM: Optifaiを開く。優先順位付けされた5つのタスクのアクションフィードが表示される:

Sarah(Acme社)に電話 — 89%成約確率、4万5,000ドル商談、8日後成約
TechFlowの自動下書き提案をレビュー — 73%成約確率、12万ドル商談
ManuCoにフォローアップメールを送信 — システムが前回の会話に基づいて3つのオプションを下書き
BrightSoftとデモをスケジュール — 相互の空き時間に基づいてカレンダーリンクを自動提案
LogiTechの価格割引を承認 — 財務部門は既に承認済み、あなたの承認だけが必要

9:05 AM: 「Sarahに電話」をクリック。システムが自動ダイヤル。画面に彼女の会社メモ、最近のメール、商談履歴が事前ロード。

9:35 AM: 通話終了。システムが自動的にメモをログに記録(音声から文字起こし)。次の行動を提案: 「本日中に提案書を送信」。ワンクリックで生成。

9:40 AM: TechFlowの自動下書き提案をレビュー。2つの小さな編集を加える。送信をクリック。5分で完了(旧CRMでは45分かかっていた)。

9:45 AM: ManuCoにフォローアップメールを送信。オプション#2(AI下書き)を選択し、1文をパーソナライズ。送信。

9:50 AM: BrightSoftとデモをスケジュール。提案された時間枠をクリック。完了。

9:55 AM: 価格割引を承認。ワンクリック。

10:00 AM: アクションフィードが更新。新しいタスクが表示: 「RetailXにフォローアップ——過去1時間に価格ページを4回閲覧」

10:05 AM: RetailXに電話。購入準備完了。3万2,000ドル商談を成約。

10:30 AM: 午前の残りは予定なし。積極的なアウトリーチを決定。システムが最近のエンゲージメントシグナルに基づいて3つのウォームリードを提案。

12:00 PM: ランチ。

1:00 PM - 5:00 PM: 3回の顧客電話。システムがすべて自動ログ。フォローアップメールを生成。商談ステージを更新。今週成約しそうな2件の商談についてCSチームに内部通知を送信。

5:00 PM: 退社。活力を感じる。6回の顧客会話。1件成約。4件前進。単一のフィールドを手動で更新していない。

結果: 実際の営業6時間以上。CRM管理30分(主にAI提案の「承認」をクリックするだけ)。

誰も語らない皮肉

Optifaiを構築し始めたとき、最も驚いたことがある:

CRMとのやり取りが少ないほど、うまく機能する。

逆説的に聞こえる。しかし本当だ。

System of Recordでは、成功 = 高い採用率。担当者が毎日ログインし、すべてのフィールドを埋め、すべてのレコードを更新することを望む。

System of Actionでは、成功 = 不可視性。CRMが仕事をしていれば——自動データ取得、自動優先順位付け、自動コミュニケーション下書き——ほとんど存在に気づかない。

顧客の一人が教えてくれた:

「CRMがあることを忘れていた。ただ機能する。メールが自動記録され、必要なときにタスクが現れ、商談が自動更新される。眠らない個人アシスタントがいるようなものだ」

それが理想だ。

あなたに対してではなく、あなたのために機能するソフトウェア。

いつ切り替えるべきか?

すべての企業がSystem of Actionの準備ができているわけではない。切り替えのサインは次の通り:

✅ 切り替えるべき場合:

営業チームがCRMデータ入力に週10時間以上費やしている → 成果ではなく活動に対価を払っている。System-of-Actionはこれを90%削減。
パイプラインデータが不完全または不正確 → データ品質が70%未満なら、担当者は諦めている。自動化がこれを修正。
チームがCRMを「宿題」として扱っている → ログ記録が罰則のように感じられれば、採用率は常に低い。見えないように機能するシステムが必要。
10人から50人の担当者に拡大している → これが変曲点。System-of-Recordは線形にスケール(担当者増 = 管理増)。System-of-Actionは準線形にスケール(AIが管理を処理)。
マネージャーが予測精度について不満を言っている → 予測が常に20%以上外れるなら、担当者が商談ステージを更新していないから。自動化が解決。

❌ 準備ができていない場合:

5人未満の担当者で主にアウトバウンド → この段階では、シンプルな連絡先リストで対応可能。商談の複雑さが増すまで待つ。
移行できないカスタムレガシーワークフローがある → CRMが独自システムと深く統合されている場合、移行コストが利点を上回る可能性。
厳格な監査証跡が必要な高度規制業界にいる → 一部の業界(金融、医療)では、記録されるすべての行動に手動承認が必要。System-of-Actionの自動化は準拠していない可能性。

古いデータはどうなる?

誰もが尋ねる質問: 「切り替えるとデータは失われますか?」

短い答え: いいえ。

System-of-Actionプラットフォーム(Optifaiを含む)は、Salesforce、HubSpot、Pipedrive、または他のCRMから既存データをインポートする。連絡先、商談、活動——すべて移行される。

変わるのは、それとの対話方法だ。

「連絡先レコード」を開いてメモを読む代わりに、アクションカードが表示される: 「この人に今日電話——成約確率が高い」

パイプラインを確認するためにレポートを実行する代わりに、優先順位付けされたリストが表示される: 「これらの5件の商談は32万ドルの価値があり、今週注意が必要」

データは残る。インターフェースが進化する。

移行は通常2〜4週間かかる:

第1週: 古いデータをエクスポート、重複をクリーニング
第2週: 新システムにインポート、ワークフローを設定
第3週: 新しいアクションフィードモデルについてチームをトレーニング
第4週: 採用を監視、AIスコアリングを調整

未来は不可視

僕たちはCRMよりも大きな何かの始まりにいると思う。

過去30年間、ソフトウェアは可視性についてだった。ダッシュボード。レポート。メトリクス。何が起きているかを見るためのツールを構築してきた。

しかし見るだけでは十分ではない。パイプラインが200万ドルだと知っても、それについて何をすべきかは教えてくれない。

ソフトウェアの次の時代は行動についてだ。

データを見せるだけでなく、次に何をすべきかを正確に教え、メッセージの下書きを作成し、成果から学習するツール。

5年後、営業担当者がCRMフィールドを手動で更新しなければならなかったというアイデアを振り返って笑うだろう。ファイルディレクトリを手動で入力する代わりにアイコンをクリックするのと同じくらい不条理に感じるだろう。

最高のソフトウェアは、気づかないソフトウェアだ。

よくある質問

System of Recordとは何ですか?

System of Recordは、後の分析のためにデータを取得して保存するように設計されたソフトウェアです。Salesforce、HubSpot、Pipedriveのような従来のCRMはSystem of Recordであり、ユーザーに活動(電話、メール、会議)を手動でログに記録するよう求め、マネージャーがパイプラインレポートをレビューして売上を予測できるようにします。主な目的は何が起きたかへの可視性であり、次に何をすべきかのガイダンスではありません。System-of-Record型CRMは通常、営業担当者1人あたり週8〜10時間の手動データ入力が必要です。

System of Actionとは何ですか?

System of Actionは、データを記録するだけでなく、タスクを実行して成果を推進するように設計されたソフトウェアです。「何が起きたか?」と尋ねる代わりに、「今すぐ何をすべきか?」に答えます。OptifaiのようなSystem-of-Action型CRMは、メール、電話、会議からデータを自動取得し(手動入力ゼロ)、期待値で商談を優先順位付けし、積極的に行動を提案——多くの場合、ワンクリック実行のためにメールを事前に下書きしたり会議をスケジュールしたりします。目標は売上加速であり、データ完全性ではありません。

System of Actionに切り替えるときに古いCRMデータを保持できますか?

はい。System-of-Actionプラットフォーム(Optifaiを含む)は、CSVまたはAPIを介してSalesforce、HubSpot、Pipedrive、または他のCRMからすべての既存データをインポートします。連絡先、商談、活動、カスタムフィールド——すべてが移行されます。変わるのはインターフェースです: レコードを手動でナビゲートする代わりに、「この人に今日電話——成約確率87%」のような優先順位付けされたアクションカードが表示されます。データは残ります; それとの対話方法が進化します。移行は通常2〜4週間かかります。

System-of-RecordからSystem-of-Actionへの切り替えにはどれくらいかかりますか?

SMBチーム(5〜20人)の場合、2週間の実装を期待してください: データ移行とセットアップに第1週、チームトレーニングとワークフロー設定に第2週。ミッドマーケットチーム(50〜100人)の場合、カスタム統合と変更管理を考慮して4〜6週間を計画してください。ほとんどのチームは最初の月以内にCRM管理時間の80〜90%削減を確認します。重要なのは、完全展開前にROIを証明するために小規模パイロットグループ(3〜5人)から始めることです。

OptifaiはSystem-of-Action型CRMの唯一の選択肢ですか?

いいえ。「System of Action」のコンセプトは哲学であり、単一の製品ではありません。Optifaiはこの哲学(ゼロ入力設計、AI駆動の優先順位付け、行動優先UI)で一から構築されました。HubSpotやSalesforceのような一部の従来型CRMはSystem-of-Action機能(AIメール下書き、予測リードスコアリング)を追加していますが、System of Recordとして設計されたアーキテクチャのため、依然として大量の手動データ入力が必要です。System-of-Action分野の他の新興プレーヤーには、会話インテリジェンス(Gong、Chorus)や売上オペレーション(Clari)に焦点を当てたツールが含まれます。

自分で試してみる

System of Actionが実際にどのように見えるか興味があれば、Optifaiの14日間無料トライアルを提供しています——クレジットカード不要。

最初の週に体験すること:

1日目: メールとカレンダーを接続。AIが活動の自動ログを開始。
3日目: 最初のアクションフィードを確認——商談確率に基づく優先順位付けされたタスク。
7日目: 最初の自動下書きメールを受信。ワンクリックで編集または送信。
14日目: CRM管理に費やす時間を比較(以前 vs 以後)。

ほとんどの顧客は最初の月以内にデータ入力時間を80〜90%削減します。

14日間無料トライアルを開始 →

これが役立った場合、以下もお楽しみいただけるかもしれません:

Optifaiとは? 営業担当者を第一に考えたCRM Optifai誕生の物語と、なぜ一から System-of-Actionを構築したのか。
ARRは虚栄の指標。Revenue Velocityへようこそ。 量だけでなく速度を最適化するために、営業指標を再考する方法。
CRMがあなたを遅くしている理由 データ入力の隠れたコストと、それを排除する方法への深い洞察。

この記事を書くことについて

このエッセイを書くのに約4時間かかった。3回読み直し、約800語をカットし、結末を2回書き直した。

これを言及するのは、「自動化システム」に関するエッセイでさえ手作業が必要だということを示すことが重要だと思うからだ。System of Actionは「人間の入力なし」を意味しない。重要なところへの人間の入力——戦略、創造性、関係性——そして他のすべての自動化を意味する。

この記事について——同意、反対、質問——考えがあれば、ぜひ聞きたい。alex@optif.aiまたはLinkedInで連絡できる。

最終更新: 2025年10月28日 読了時間: 14分 文字数: 約3,500語

変更履歴

v1.0 (2025年10月28日)

初版公開
調査ソース: Salesforce State of Sales Report 2024、内部Optifai顧客データ(n=150)

v1.2 (2025年11月6日)

日本語版公開
アンチスパム5項目チェック完了

System of Recordは終わった。System of Actionへようこそ。